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Commercialisation à des particuliers : mettez-vous en conformité Sur les systèmes de caisse certifiés

Information réglementaire

Système de caisse : obligation d’utiliser des systèmes certifiés

A compter du 1er janvier 2018 (article 286 du CGI), l’ensemble des systèmes de caisses, logiciel de gestion ou de compta devront répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.


En effet, dans l’objectif de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, des évolutions règlementaires sont en cours dans le cadre du projet de loi de finances 2018.

Principaux cadres réglementaires prévus sur la version du texte qui entrera en vigueur au 1er janvier 2018.

Quand ?    Entrée en vigueur au 1er janvier 2018
Qui ?    Tous les professionnels, sauf ceux en franchise de TVA (régime général) et au remboursement forfaitaire de TVA (régime agricole).
Quel matériel ?    Système de caisse uniquement
Quelles transactions ?    Entre professionnels et particuliers
Sanction    7 500 € par système de caisse (tous les 60 jours jusqu’à mise en règle)
 

Un système de caisse, c’est quoi ?

Sont considérés comme des systèmes de caisse, tout matériel qui permet d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement. Toutes les caisses qui permettent de sortir des états de ventes quotidien / mensuel / ... ont une fonction mémoire et sont donc concernées.
Les balances sont considérées comme des caisses à partir du moment où elles possèdent cette fonction de mémorisation.

Chez les agriculteurs, qui est concerné ?

Les agriculteurs qui vont devoir se rééquiper pour se conformer à cette nouvelle règlementation sont :
1. Les agriculteurs assujettis à la TVA, sauf ceux au remboursement forfaitaire suite à l’adoption de notre amendement.
2. qui enregistrent les règlements de leurs clients  au moyen d’un système de caisse...
3. qui ne répond pas aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données définis dans le Code Général des Impôts.
A l’inverse, les agriculteurs qui n’utilisent pas de système de caisse ne sont pas concernés.

Quelques cas concrets pour comprendre l’application du texte

Un viticulteur qui vend au caveau avec un système de caisse et sur salon avec un facturier :
- Pour la vente au caveau avec une caisse : obligation de s’équiper d’un système certifié (sauf si au remboursement forfaitaire de TVA)
- Pour la vente sur salon avec un facturier : il n’a pas d’obligation de s’équiper.
Un éleveur qui vend de la viande au détail ou en caissette (peu importe) :
- Sans système de caisse, les transactions sont retranscrites sur un carnet d’écolier aux pages numérotées : pas d’obligation de s’équiper.
- Avec un système de caisse : obligation de s’équiper d’un système certifié (sauf si au remboursement forfaitaire de TVA).
Un maraîcher qui vend sur un marché en étant équipé :
- D’une balance qui ne mémorise pas les règlements des clients : pas d’obligation de s’équiper d’un système de caisse certifié.
- D’une balance qui mémorise les règlements de ses clients : obligation de s’équiper d’un système de caisse certifié (sauf si au remboursement forfaitaire de TVA).

Comment savoir si vos logiciels ou systèmes de caisse respectent ces conditions ?

Pour tout matériel acquis avant le 1er janvier 2018, il est nécessaire d’interroger l’éditeur du logiciel sur la légalité de la solution employée. Le cas échéant, l’éditeur pourra fournir une attestation ou un certificat de conformité à son client. Si la solution n’est plus aux normes, l’essentiel des éditeurs proposent des mises à jour des logiciels ou une nouvelle version.
Ce n’est pas à l’agriculteur de faire la démarche de certification de son système de caisse : c’est à l’éditeur de lui fournir un certificat ou une attestation.
Dans le cas où plusieurs systèmes ou logiciels sont utilisés par l’agriculteur, il est nécessaire de détenir un certificat ou une attestation pour chaque système ou logiciel.
A partir du 1er janvier 2018, le certificat ou l’attestation devront être fournis (et exigés) à l’achat. Attention, beaucoup de systèmes de caisse sont encore vendus alors qu’ils ne sont pas aux normes.
A noter, la norme NF 525 mise en avant par différents fournisseurs pour assurer la conformité de leurs solutions n’est ni obligatoire ni suffisante : c’est l’attestation / le certificat de conformité qui doit être exigé par l’acheteur et qu’il devra fournir en cas de contrôle.

Contrôles et sanctions

Les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir dans les locaux professionnels de tout assujetti à la TVA pour s’assurer qu’il dispose d’un certificat ou d’une attestation de conformité pour chaque système de caisse et logiciel de comptabilité.
L’absence de ces documents est sanctionnée d’une amende de 7 500 € assortie d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. En cas de non-conformité constatée à l’issu de ces 60 jours, l’assujetti à la TVA est passible d’une nouvelle amende de 7 500 €.


Clémence Poupin

 

Programme réalisé avec le concours financier du CasDAR